«ProOrder — это не просто программное обеспечение, это путь к цифровой трансформации вашего бизнеса. Платформа обеспечивает безупречную координацию между всеми участниками закупочного процесса, от заказа до поставки. В условиях растущей конкуренции победу одерживают те, кто умеет грамотно распределять ресурсы. ProOrder становится надежным партнером в оптимизации бизнес-процессов, позволяя сосредоточиться на главном — создании незабываемого опыта для гостей»
Геннадий Куц
Основатель и генеральный директор ProOrder
Справка о компании
Сейчас вести бизнес стало сложнее: растут зарплаты, расходы на закупку, коммунальные платежи и проч. При этом платежеспособность клиентов, за исключением клиентов люксового сегмента, остается на прежнем уровне либо уменьшается.
В этих условиях автоматизация закупок остается одним из немногих работающих способов оптимизировать затраты и не потерять при этом в качестве сервиса.
Посмотрим, как здесь помогает платформа ProOrder.
Смыслы и ресурсы оптимизации рутинных процессов
Основные задачи автоматизации при организации закупок в отеле очевидны. Это подбор продукции, поиск основного и резервного поставщиков основной корзины продуктов/ для услуги "Завтрак шведский стол", планирование регулярных поставок, контроль цены. В итоге достигается главная цель автоматизации: сокращение времени сотрудника на выполнение рутинных задач и существенная экономия на закупках.
Внутренние и внешние службы, с которыми взаимодействует отель при формировании закупок
Обычно в крупном отеле есть внутренние информационные системы (PMS, торговые площадки и т.д). Чаще всего торговые площадки между собой никак не синхронизированы.
Помимо внутренних информационных систем в отеле есть отделы и службы, которые также участвуют в формировании заявок (создают или обрабатывают заявки): склад, финансовый блок, отдел закупок, бухгалтерия, менеджмент, хаускипинг, отдел продаж, кухня и т.д.
Также в процессе формирования заявок участвуют внешние компании: производители, поставщики, дистрибьюторы товаров и услуг. Обычно на отель или группу отелей приходится от 50 до 200 внешних компаний.
Как обычно происходит процесс закупки в отеле (пошагово)
Для примера возьмем заказ от шеф-повара.
1. Шеф-повар сверяется со складом: какие продукты есть, что надо дозаказать.
2. Смотрит ассортимент, цены и условия поставок, открывает сайты маркетплейсов и сайтов поставщиков: Метро, “Восток-Запад” и т.д.
3. В Excel проверяет контакты и индивидуальные условия (которые были предложены ранее).
4. Делает скриншоты стоимости и направляет заявку на закупку в финотдел.
5. Заявка в финотделе “ожидает” своей очереди.
6. Финотдел сопоставляет ее с бюджетом, начинается переписка с шеф-поваром на тему “Почему так дорого”, “Почему именно у этих поставщиков” и т.д.
7. В конечном итоге, после получения согласования у финконтроля заявка уходит в отдел закупок и в бухгалтерию.
8. Бухгалтер ставит ее в план оплат либо оплачивает сразу.
9. Отдел закупок должен эту заявку разделить по разным поставщикам и с каждым поставщиком связаться по разным каналам связи: по телефону, электронной почте, мессенджерам и т.д.
Все это создает внутренний перегруз на всю инфраструктуру отеля. Иногда заявки теряются или заполняются некорректно, что еще больше увеличивает срок работы с заявкой.
Но вся “фишка” в том, что аналогичная проблема происходит и на стороне поставщика. У него может не хватать торговых представителей или коммерческой команды (продавца), персонала в бэк-офисе, который может принять и обработать заявку. На стороне поставщика также возможны потери заявок или поставка товара не в том ассортименте, который был нужен заказчику.
10. Поставщик привозит товар на склад заказчика, кладовщик, ответственный за приемку товара, начинает сверку.
11. В случае пересорта или поставки другого товара начинаются корректировки. Часть товара может быть не принята и возвращена. На это также надо заполнить документ.
… А пока происходит весь этот процесс, шеф-повар на кухне кричит: “Где товар?”, бухгалтерия ругается на отсутствие всех необходимых документов, а гость ресторана тем временем остается без своего любимого блюда. Результат: потеря лояльности гостей и репутации отеля.
Как могут работать закупки в идеальном мире
“Идеальный мир” в нашем случае – это слаженная работа отделов, когда они в автоматическом режиме обмениваются данными между собой для решения общей задачи.
Тот же пример. Шеф-повар хочет сделать заказ продуктов.
1. Он и его сотрудник (су-шеф) работают в едином интерфейсе. Здесь они видят складские остатки, а также каталог продукции с актуальными ценами. Каждый заказчик формирует свою заявку в два клика, и эта заявка объединяется в единую заявку на нужную дату.
Как видим, уже на этом этапе высвобождается колоссальное количество времени при формировании заявки.
2. Заявка в один клик расходится по всем внутренним службам отеля. Под каждую категорию товара существует своя цепочка. Каждая идет в свое подразделение.
Например, финансовая служба видит, к какой статье бюджета относится заявка, сколько на нее было заложено, сколько израсходовано и сколько заявок в очереди. Также она видит аналитику по рынку, включая диапазон цен (максимальные и минимальные), чтобы соотнести его с полученной заявкой. В онлайн режиме финансовая служба может задать вопрос составителю заявки и они могут совместно сделать корректировку.
Так, по нашей статистике, автоматизация при работе с заявками ускоряет процесс их создания и обработки примерно на 70%.
3. После одобрения финансовым блоком заявка автоматически уходит в виде оповещения в отдел закупок, в бухгалтерию, на склад. Также она автоматически разделяется по разным поставщикам (при необходимости)
4. При необходимости поставщик в том же интерфейсе вносит корректировки (по датам, ассортименту, цене) и согласовывает изменения с заказчиком.
В системе ProOrder можно не только вносить корректировки, но и (о стороны заказчика) указать, какой размер корректировок он считает приемлемым. Например, превышение цены от согласованной ранее не более чем на 5%. Если поставщик сделал превысил этот лимит, то процедура согласования закупки автоматически перезапускается.
5. После того, как поставщик подтвердил заявку, она в один клик уходит в логистический отдел.
6. Когда товар приходит Заказчику, сотрудник сверяется с заказом, при необходимости делает корректировки и затем подтверждает принятый заказ. При этом система автоматически формирует все закрывающие документы, которые уходят в бухгалтерию.
Задача закупщика в этом случае – находить наилучших поставщиков, проводить их аккредитацию, отслеживать статус договоров, делать аналитику и формировать отчетность. И все это можно сделать в два клика.
При этом менеджеры или собственники могут в онлайн-режиме сформировать любую аналитику/отчетность. Для этого им не нужно направлять запрос шеф-повару или руководителям других подразделений, формирующих заявки. Все это помогает топ-менеджменту принимать своевременные решения о замене поставщика, корректировке бюджета и т.д.
Результат: заявка формируется вовремя, заказ приходит вовремя и в нужном ассортименте, документы в порядке, а гость может заказать свое любимое блюдо. У вас полностью прозрачные процессы закупок, и вы тратите на них гораздо меньше времени.
Преимущества ProOrder для производителей товаров/услуг
Как правило, производители тратят колоссальное количество денег на трейд-маркетинг, ретро-бонусы и т.д. Однако какое количество из этих маркетинговых средств приводит к реальным заказам от клиента? Как часто отель видит акции от производителя или информацию о новинках?
Пример из нашей практики. Один из производителей – наших клиентов – выпустил молоко, у которого выход на 15% больше. Он это рассказал дистрибьюторам, но информация просто не дошла до отелей. Если бы производитель написал эту информацию на нашей платформе, то она стала бы в 1 клик доступна всем участникам закупок.
В идеале производители должны заниматься управлением каналов продаж, уровнем сервиса, контентом, качеством поставок – и не тратить время и силы на то, чтобы его товар заметили отельеры. В ProOrder работает именно такая модель работы с заявками.
Звучит как фантастика, но мы это сделали.
Наш проект ProOrder охватывает не только внутренний контур, но и внешний. Он имеет три глобальных модуля:
Производство
Поставщик
Отель
Платформа может подстраиваться под любую иерархию внутри компании: от собственников до линейных сотрудников, с установкой индивидуального уровня доступа.
Основные показатели, которые получают клиенты, внедрив ProOrder:
5-15% снижения себестоимости.
В отличие от электронных торговых площадок, на платформе ProOrder есть прямая конкуренция. Любой дистрибьютор может зайти в вашу сеть отелей или отель и предложить лучшую цену. Кроме того, есть бонусы и скидки, которые производители готовы давать клиентам напрямую. В результате стоимость закупки по некоторым группам товаров себестоимость может снижаться до 50%.
100% прозрачность услуг.
Собственники и руководители компании видят, какую продукцию закупают их сотрудники, у кого и по какой цене. Также можно сделать аналитику и увидеть, какие цены на рынке.
90% цифровизация процессов закупки.
Это очень актуально в условиях нехватки кадров.
+70% сокращения времени на закупку (оптимизация трудозатрат).
Как работает ProOrder: важные моменты
Внутри системы есть все департаменты. Можно настроить особенности работы с маркировкой, с продукцией, складом и доставкой. Можно сделать настройки таким образом, что сотрудник департамента будет видеть только информацию по своему департаменту.
Также можно настроить различные фильтры. Например, су-шеф зашел в систему и сформировал заявку. В ней настраиваются фильтры: условия отгрузки, желаемая дата поставки, условия платежа, есть колонка для комментариев и т.д. Эта заявка попадает сначала шеф-повару. Он видит ее в интерфейсе и при необходимости вносит корректировку. На каждом этапе мы видим, кем заявка была создана, кем одобрена, ее текущий статус и т.д. После того как заявка была одобрена, она уходит поставщику. Он подтверждает время поставки или назначает свое.
В системе есть гибкая настройка цепочек согласований. Она может создаваться как по группам товаров, так и по отдельным товарам. Например, заказ всех продуктов питания осуществляется после согласования с шеф-поваром и финансовым департаментом, а заказ черной икры дополнительно согласовывается с генеральным менеджером или собственником.
В системе есть инструменты для эффективной работы руководителя закупок. Один из них – создание приоритетных каталогов. Сюда заносятся поставщики, работающие с компанией по максимально выгодным условиям.
В разделе “Каталог” заказчик может вести реестры договоров, получать аналитику по рейтингу поставщика. Для этого используются только объективные данные: количество дней просрочки, количество отмененных заказов, и т.д.
ProOrder поддерживает как международный стандарт USALI, так и любые внутренние стандарты.
Также в ProOrder есть гибкая система аналитики и отчетности. Любой отчет можно формировать в разрезе любого департамента, сотрудника, города, периода, показателей и т.д. Можно настроить автоматическую рассылку. Например, каждое утро в 09.00 формируется отчет по приходу товара на текущий и на следующий день, а каждую пятницу – отчет по потраченным средствам в разрезе статей бюджета. Отчеты рассылаться по заранее определенным группам.